domingo, 28 de octubre de 2012

Sesión 17: El libro diario y el libro mayor. El balance de comprobación

El libro Diario en contabilidad es aquél que recoge diariamente todas las operaciones económicas realizadas en el ejercicio por la empresa, en forma de asientos contables. Dichos asientos estarán recogidos en orden cronológico, señalando en cada uno de ellos un número de orden correlativo y la fecha del hecho contable al que se refiere.

Veamos que dice el Código de Comercio de 1885 en relación al libro Diario:
  • Artículo 25, apartado 1: "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario". De aquí se desprende la obligatoriedad por parte del empresario de llevar un libro Diario para la contabilidad de su empresa.
  • Artículo 28, apartado 2: "El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate". Por tanto, de este artículo se deduce la posibilidad por parte de las empresas de llevar varios libros diarios auxiliares y uno central, en vez de llevar un único libro Diario. De este modo, la empresa podría tener por ejemplo un libro auxiliar de "compras y gastos" y otro de "ventas e ingresos" además de un libro Diario "Central". Esta organización de libros contables puede ser de gran utilidad para el empresario ya que, a modo de ejemplo, si realizamos casi todos los días compras de género a un mismo proveedor, éstas las registraríamos detalladamente en el libro auxiliar de "compras y gastos" durante el mes, y trascurrido el mismo, anotaríamos en un solo asiento en el libro Diario Central el total de las compras realizadas a aquel proveedor. Recordemos que los totales de los diarios auxiliares no han de pasarse al diario central por periodos superiores al mes, ya que en tal caso la contabilidad no sería correcta, según el Código de Comercio.
La estructura y rayado del libro Diario no están reguladas legalmente, en la práctica el modelo de Diario más utilizado es el americano:

Aprender contabilidad desde cero. Copyright © Antonio Pérez García, 2013

En la columna "Rfa." se registrará un número de referencia que identifica un movimiento en concreto de una cuenta. Este número de referencia aparecerá también en el libro Mayor, de esta manera si queremos saber más información de un movimiento determinado de una cuenta cualquiera del Mayor, buscamos el número de referencia correspondiente en el Diario, y así determinaremos a qué hecho contable corresponde.

Refiriéndonos en concreto al libro Mayor, que tiene como objeto registrar todas las cuentas que han tenido algún movimiento a lo largo del ejercicio. En cada cuenta se reflejarán todos los movimientos que se hayan producido en el ejercicio, que generalmente irán acompañados de la fecha en que se hayan producido. También en el libro mayor se asignará un número de orden correlativo, al igual que los asientos.

Nada nos dice la actual redacción del Código de Comercio sobre este libro, deduciéndose en un principio que no es obligatorio, pero analicemos lo que dice aquél en su artículo 28, apartado 1: "El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales". En consecuencia, es obligatorio de que en el libro de Inventarios y Cuentas anuales consten, al menos trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos; y para realizar estos balances es necesario que dispongamos de las sumas y saldos de todas las cuentas, con lo que de forma indirecta, el libro mayor resulta ser "obligatorio" para las empresas.

A continuación, podemos observar una hoja "típica" de libro Mayor, en cada una de ellas se representará una sola cuenta con todos los datos correspondientes:

Aprender contabilidad desde cero. Copyright © Antonio Pérez García, 2013

La agrupación ordenada de todas las hojas formará el libro Mayor. En la columna "I" indicaremos si el saldo es deudor o acreedor.

Es importante señalar que los movimientos de cada uno de los asientos del libro Diario, hemos de pasarlos todos al libro Mayor, por tanto ambos libros en realidad nos proporcionan la misma información pero de forma distinta:
  • Del libro Diario, a través de un asiento contable, podemos obtener datos sobre una operación económica en concreto y la fecha en que se produjo, ya que recoge el "historial" de la empresa en lo relativo a los hechos contables acontecidos durante el ejercicio.
  • Del libro Mayor, podemos saber de cualquier cuenta si se produjo o no un movimiento concreto en una fecha determinada, o bien su saldo en la actualidad, ya que recoge el "historial y situación actual" de cada elemento patrimonial durante el ejercicio.
En cuanto al balance de comprobación, el objetivo fundamental de la realización del mismo es comprobar si los asientos están registrados correctamente cumpliendo los principios del método de partida doble, recordemos según este método que "no hay deudores sin acreedores". Por tanto, si hemos cometido algún error en la elaboración del libro Diario (como haber realizado algún asiento descuadrado), o en el traslado de información del libro Diario al Mayor, la realización de este balance nos permitirá detectarlo.

El balance de comprobación será obligatorio al menos trimestralmente según el artículo 28, apartado 1 del Código de Comercio antes expuesto, sin embargo, es normal que se haga mensualmente o por periodos inferiores al trimestre ya que, en caso de haber cometido algún error, cuanto antes se subsane, mejor. Por otro lado, los programas informáticos contables existentes en la actualidad permiten obtener los balances de comprobación en cualquier momento, con lo cual la pérdida de tiempo es mínima en estos menesteres.

Como hemos mencionado antes, el balance de comprobación se realiza a través del libro Mayor, que contiene las sumas y saldos de todas las cuentas. La estructura de un balance de comprobación sería la siguiente:

Aprender contabilidad desde cero. Copyright © Antonio Pérez García, 2013

¿Cómo realizamos el balance de comprobación? De la manera siguiente:
  1. En primer lugar registramos en el balance las sumas del debe y del haber de todas y cada una de las cuentas existentes en nuestro libro mayor.
  2. Posteriormente, anotamos en el balance los saldos de cada una de las cuentas, que pueden ser deudores o acreedores.
  3. Finalmente sumamos las cantidades de cada una de las columnas de sumas y saldos y anotamos el importe total correspondiente.
Después de realizar el balance de comprobación, debemos comprobar que:
  • El total de las sumas del debe coincida con el total de las sumas del haber.
  • El total de los saldos deudores sea igual al total de los saldos acreedores.
Vamos a exponer los dos casos que se pudieran dar al terminar de elaborar el balance de comprobación:
  • Que coincidan los totales de sumas y por otro lado, los totales de saldos: en este caso, no parece que haya ningún error contable en cuanto a la aplicación de los principios de partida doble (y por tanto no habrá ningún asiento descuadrado, en teoría). Mi pregunta sería ¿hemos pasado correctamente los movimientos de los asientos del libro Diario al Mayor? Puede ser que sí o puede ser que no. Podría haber un error en la denominación del elemento patrimonial que el balance de comprobación no detectara; por ejemplo, supongamos que en el libro Diario se hizo un cargo de 500 euros en la cuenta de Utillaje, pero que, al pasarlo al libro Mayor, se registró erróneamente en la cuenta de Construcciones. Por tanto, al realizar el balance de comprobación, el debe de la cuenta de Utillaje sumaría 500 euros menos, pero el debe de la cuenta de Construcciones sumaría 500 euros más, con lo cual el balance de comprobación por sí solo no detectaría de ninguna de las maneras este error. En errores de este tipo no debemos preocuparnos de todos modos, ya que al final del ejercicio económico, al hacer el inventario resultará que los datos obtenidos del mismo no coincidirán con los datos contables , por lo que en consecuencia detectaremos el error contable que se ha producido.
  • Que no coincidan los totales de sumas y por otro lado, los totales de saldos: En este caso habrá que revisar el libro diario asiento por asiento, y el traslado de los movimientos de cada uno de los mismos al libro Mayor, hasta encontrar el error o errores. Una vez hayamos localizado el error o errores, habría que hacer uno o varios asientos de rectificación o de ajuste (si hubiera descuadre en alguna operación). En este caso, podríamos plantearnos si lleváramos una contabilidad no informatizada borrar o tachar el asiento erróneo, y redactar el asiento correcto; pero esto último no nos lo permite el artículo 29 del Código de Comercio, que dice en su apartado 1: "Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación." También es posible que tengamos que añadir movimientos en las cuentas de mayor que faltan, o eliminar movimientos sobrantes.
En la próxima sesión realizaremos un caso práctico de elaboración de un balance de comprobación, partiendo de unos datos contables dados. Para entonces nos vemos, y saludos.

13 comentarios:

  1. Sería bueno que coloques un ejemplo del formato del libro diario y otro del libro mayor.
    Saludos.

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    1. Ya he incluido en el artículo los modelos más utilizados de ambos libros, con una breve explicación sobre los mismos. Espero que te sea de utilidad, Carlos. Gracias y perdón por no haber podido subir los modelos antes, he andado muy liado. Saludos y espero que sigas visitando mi blog.

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  2. Gracias por la sugerencia Carlos. En breve publicaré en este mismo artículo los formatos más utilizados del libro Diario y Mayor. Un cordial saludo.

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  3. Este blog es de lo mejor!!!! Me está ayudando muchisimo, gracias por el trabajazo que te has dado ;)

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  4. Gracias isa777, me alegro de que te sea útil el blog, espero que lo sigas visitando.

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  5. Como debo colocar la siguiente cuenta en ele libro diario
    Cancelamos sueldos Q.10,620.00' descontamos I.G.S.S., con cheque Banco Agromercantil S.A.

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    1. Buenas Anónimo:

      Te rogaría que me aclarases más la pregunta, el cobro de sueldos se contabiliza en la cuenta de gastos "Sueldos y salarios" si es lo que me consultas, con respecto a la seguridad social, aquí en España se contabiliza en la cuenta de gastos "Seguridad social a cargo de la empresa" la cuota de la seguridad social correspondiente a la empresa.

      Gracias por visitar mi blog y saludos.

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  6. Hola como se hace el registro en el libro diario cuando en un mes no hay actividad económica, si lo puedes graficar. gracias

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    1. Hola anónimo, con respecto a la consulta que me haces, si en el mes no hay operaciones contables (hechos contables) no hay que registrar contablemente nada, se podría indicar en el libro diario en ese mes que "no hay movimientos", pero tenga en cuenta que la normativa contable no dice nada al respecto.

      De todas maneras, el que no haya actividad económica en el mes no implica que no haya que contabilizar nada, ya que es posible que tengamos que contabilizar los gastos relativos a arrendamientos de locales, por financiación de inmovilizados, etc., que son costes fijos a los que la empresa tiene que hacer frente independientemente de si hay compra o venta de bienes o prestación de servicios.

      Espero haberte aclarado la duda, un cordial saludo y gracias por visitar mi blog.

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  7. Buenas Antonio,
    Mientras estudio tu blog, que últimamente voy lento ya que compatibilizo con el trabajo, estoy "hurgando" un programa que se llama Contasol (he cogido ese pq me deja descargarlo gratuitamente a priori), y veo que al hacer los asientos, automáticamente se van generando el diario y cada una de las cuentas, lo que simplifica mucho todo. Lo que no estoy seguro es si el libro de mayor también se genera automáticamente con este tipo de programas.

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    1. Buenas tardes anónimo:

      Los programas contables en la actualidad realizan automáticamente muchas tareas, entre ellas el libro mayor y los balances, con lo cual si es verdad que se automatizan mucho los procesos. Lo que sí te digo bajo mi punto de vista es que los programas contables deberemos empezarlos a utilizar cuando veamos que vamos dominando bien la contabilidad, ya que estos programas registran los datos que nosotros introduzcamos y nos indican sólo los errores de descuadre, pero no los errores de colocación o uso de las cuentas.

      De todas maneras, no es mala idea que vayas investigando algunos de los programas contables del mercado. Un cordial saludo, espero que sigas visitando mi blog.

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    2. perdona que no me identificase, soy Francisco. Gracias

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  8. me llamo carlos, miconsulta es
    los saldos totales tanto del debe como del haber, coinsiden de alguno de los siguientes libros:
    Libro diario
    Libro mayor
    Libro de inventarios y balances

    Muchas garcias
    Saludos

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